TIETOSUOJASELOSTE
HAHKIALAN JA VERKKOKAUPPAN ASIAKASREKISTERI
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen informointiasiakirja Hahkialan (Hahkialan Kartano, Uiskola, Uisko Catering, Uisko Gym, Villa Hahkiala, Hahkiala B&B ja Hahkiala Shop) asiakasrekisterissä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä
1. Rekisterinpitäjä
Hahkialan Kartano (Y-tunnus 1721532-3)
Hahkialantie 30, 14700 Hauho
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Rekisteriin ja rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyvissä asioissa yhteyshenkilö on
Liisa Vaalgamaa
puhelinnumero: 050 517 8194
sähköposti: liisa.vaalgamaa@hahkiala.com
3. Rekisterin nimi
Hahkialan (Hahkialan Kartano, Uiskola, Uisko Catering, Uisko Gym, Villa Hahkiala, Hahkiala B&B ja Hahkiala Shop) asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Asiakasrekisterissämme olevien henkilötietojen käsittely perustuu kuluttaja-asiakkaiden ja yritysasiakkaiden asiakkuussuhteeseen Hahkialan (Hahkialan Kartano, Uiskola, Uisko Catering, Uisko Gym, Villa Hahkiala, Hahkiala B&B ja Hahkiala Shop) kanssa. Asiakastietojen käsittely perustuu näin rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.
Rekisterinpitäjä käsittelee asiakastietoja myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen perustuen. Tällä perusteella käsittelemme henkilötietoja, joita asiakkaalta otetaan pöytä-, ruoka-, catering-, majoitus-, tila-, sauna-, palju-, oheisohjelma- ja/tai kuntosalivarauksia, tilauksia, laskutusta, perintää ja asiakaspalutteiden käsittelyä varten.
KÄSITTELYN TURVALLISUUS
Asiakasrekisteri on salasanoilla suojattu ja tietoja käyttää vain ne henkilöt joiden pääasialliseen tehtäviin ne kuuluvat.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Asiakasrekisterissä olevien asiakastietojen käsittelyn käyttötarkoituksia ovat:
- asiakkaan lähettämään kyselyyn vastaaminen
- asiakkaan tekemien varausten käsittely
- asiakassuhdeviestintä
- asiakkaan mahdollisten erikoisruokavalioiden huomiointi liittyen ruoan valmistukseen ja tarjoiluun
- asiakkaan mahdollisten majoitustoiveiden huomiointi huonejakoa tehtäessä
- asiakkaan tilatoiveiden huomiointi
- asiakkaan aikataulutoiveiden huomiointi
- maksamiseen, laskutukseen sekä maksujen valvontaanliittyvä henkilötietojen käsittely
- perintätoimenpiteet
- asiakaspalautteiden käsittely
- rekisterinpitäjän palveluiden markkinointi
- rekisterinpitäjän palveluiden myynti ja totetutus
- rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen
6. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaista seuraavia henkilötietoja:
- asiakkaan etu- ja sukunimi, syntymäaika, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite
- asiakasyrityksen nimi, y-tunnus, verkkolaskuosoite, osoite, puhelinnumero
- varauksia ja tilauksia koskevat tiedot
- asiakkaan maksutapatiedot, laskutustiedot, mahdolliset maksuviitetiedot
- asiakkaan valintoja ja toiveita koskevat tiedot (kuten majoitusta koskevat erityistoiveet ja esteettömyysasiat)
- tarjoiltavaan tai tilattavaan ruokaan liittyvät tiedot (kuten gluteeniton, laktoositon, maidoton ja raaka-aineet, joita ei haluta käytettävän, esim. ei pähkinöitä)
- tiedot palveluiden käytöstä ja ostoista
- tieto siitä, jos asiakas on kieltänyt käyttämästä tietoja suoramarkkinointiin
- tieto siitä, jos asiakas on antanut suostumuksen sähköiseen suoramarkkinointiin (markkinointi tekstiviestitse tai sähköpostitse)
- mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamointitiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee yritysasiakkaidensa kohdalla seuraavia henkilötietoja:
- yritysasiakkaan yhteyshenkilön henkilön nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
- yrityksen yhteyshenkilön ilmoittamat lainmukaiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin kieltotiedot
- mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamointitiedot, jos kirjaamme ne erikseen nimeltä mainitun henkilön tekemäksi
7. Mistä henkilötiedot saadaan
Mahdolliset lähteemme käsiteltäville henkilötiedoille on seuraavat:
- rekisteröity itse
- varauksen tekijä
- rekisterinpitäjä
- palveluiden käytöstä ja ostosta saatu tieto
- ulkopuolisten yritysten pitämät sivustot (esim. amoriini.com)
- varauspalveluyritykset (esim. booking.com, huvila.net)
- yhdistykset ja niiden ylläpitämät hakemistot
- messu- ja tapahtumajärjestäjät
- rekisterinpitäjän kanssa yhteistyötä tekevät ohjelmapalvelutoimijat ja muusikot
- kokous- ja majoituspalveluita välittävät yritykset
8. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Asiakastietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.
POIKKEUSTAPAUKSET
Olennaisten tietojen (esim. liikuntarajoite tai erikoisruokavalio) välittäminen yhteistyökumppaneille,
jotka osallistuvat asikkaan ostaman palvelun tuottamiseen.
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄ
Henkilötietojen käsittelijänä laskutustietojen osalta toimii Etelä-Hämeen Tilikeskus, jonka kanssa on kirjallinen sopimus tietojen käsittelystä.
9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.
10. Henkilötietojen säilytysaika
Asiakasrekisterissä olevia asiakkaan henkilötietoja käsitellään asiakkuussuhteen ajan. Rekisterinpitäjä katsoo asiakkuuden päättyneeksi, jos asiakas ei ole käyttänyt rekisterinpitäjän palveluita kolmeen vuoteen. Aika lasketaan sen kalenterivuoden päättymisestä, jona asiakas on viimeksi käyttänyt rekisterinpitäjän palveluita. Tiedot poistetaan asiakkuuden päätyttyä kahden kuukauden kuluessa, ellei tietojen säilyttämiseen ole perustetta.
Asiakkuuden päättymisen jälkeen voimme kuitenkin säilyttää jä käsitellä tietoja, jos se on tarpeen reklamaatioasioiden käsittelyä varten.
Noudatamme asiakasrekisterissä olevien tietojen säilytysajassa myös lain edellyttämiä säilytysaikoja kuten kirjanpitolakia. Kirjanpitolain vaatimia tietoja säilytetään niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää.
Poistamme yritysasiakkaiden yhteyshenkilötiedot vastaavalla tavalla sen jälkeen, kun yrityksen asiakkuus katsotaan päättyneeksi. Tietoja voidaan tämän jälkeen kuitenkin säilyttää jos siihen on olemassa
peruste.
Kun käsittelemme tietoja rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, säilytämme tietoja niin kauan kuin tietoja tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen. Sopimuksen tultua suoritutetuksi säilytämme tietoja niin kauan kuin asiakkuussuhde on olemassa tai käsittelyyn on olemassa peruste (esim. reklamaatiotapaukset tai kirjanpitolaki).
Asiakkuussuhteen aikana käsittelemme vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta. Rekisterinpitäjä suorittaa säännöllisesti määräaikaistarkastuksia tietojen poistamiseksi.
Kun asiakkuussuhde päättyy, voimme siirtää asiakkaiden tiedot rekisterinpitäjän suoramarkkinointirekisteriin sellaisten henkilöiden kohdalla, jotka eivät ole kieltäneet tietojensa käyttöä suoramarkkinointiin.
11. Rekisteröidyn oikeuksista
Asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla (tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta e alakohta). Tässä tapauksessa oikeutetun edun muodostaa asiakkuussuhde. Henkilötietoja käsitellään myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella (tietosuoja-asetus artikla 6 artikal 1 kohta b alakohta). Tätä käsittelyperustetta on selostettu tarkemmin tietosuojaselosteen kohdassa 4.
Kun tietoja käsitellään oikeutetun edun ja sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
OIKEUS PÄÄSTÄ OMIIN TIETOIHIN
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin (= tarkastusoikeus) sen selvittämiseksi käsittelemmekö häntä koskevia tietoja asiakasrekisterissä tai että niitä ei käsitellä.
Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriimme on tallennettu. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.
Rekisteröidyn oikeutta saada tiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä kieltäytyä, jos tietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa rekisterinpitäjän liikesalaisuudet tai toisen henkilön henkilötiedot. Reksiteröidyn oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä (kuten tietosuojalaissa).
OIKEUS TIETOJEN OIKAISEMISEEN
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot.
OIKEUS TIETOJEN POISTAMISEEN
Rekisterinpitäjä poistaa rekisteröidyn pyynnöstä rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten olemme ne keränneet tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
- rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä eikä meillä ole olemassa perusteltua syytä käsittelyyn
- rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten (käsittely on tässä tapauksessa mahdollista kuitenkin muihin tarkoituksiin)
- olemme käsitelleet henkilötietoja lainvastaisesti
Vaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, emme poista tietoja, jos käsittely on tarpeen esimerkiksi rekisterinpitäjään sovellettavaan EU -oikeuteen tai
kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamaiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, estämiseksi tai puolustamiseksi.
OIKEUS VASTUSTAA TIETOJEN KÄSITTELYÄ
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.
Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.
Jos rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissamme. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissamme, emme käytä niitä enää tähän tarkoitukseen.
OIKEUS PYYTÄÄ KÄSITTELYN RAJOITTAMISTA
Rekisteröidyn pyynnöstä rajoitamme henkilötietojen aktiivista käyttöä seuraavissa tilanteissa:
- rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkaansapitävyyden, jolloin rajoitamme käsittelyä siksi aikaa, kunnes voimme varmistaa tietojen paikkaansäpitävyyden
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan tietojen käsittelyn rajoittamista
- rekisteröity tarvitsee henkilötietoja oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
- rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä ja sen arviointi, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn, on kesken
Käsittelyn rajoituksen kestäessä, lähtökohtaisesti vain säilytämme tietoja. Voimme kuitenkin käsitellä tietoja oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi, puolustamiseksi tai toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Ennen kuin poistamme
käsittelyn rajoituksen, ilmoitamme asiasta rekisteröidylle.
OIKEUS SIIRTÄÄ TIEDOT JÄRJESTELMÄSTÄ TOISEEN
Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut asiakasreksiteriimme henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, on rekisteröidyllä oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan meiltä toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista ilman rekisterinpitäjälle aiheutuvia kuluja.
12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
13. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.
Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa.
Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.
Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen, rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.
Evästeet
Tämä sivusto käyttää evästeitä (cookies). Sivusto lähettää selaimelle pienen tiedoston, joka tallentuu tietokoneen kovalevylle. Käytössä on sekä (väliaikaisia) istuntotunnus-evästeitä, jotka sulkeutuvat, kun suljet Internet-selaimen, että pysyviä evästeitä, jotka tallentuvat tietokoneen kovalevylle. Evästeen tarkoituksena on parantaa käyttökokemusta sivustolla. Jos olet rekisteröitynyt käyttäjä, eväste hallinnoi myös sisäänkirjautumista ja pääsyä sivuille, jotka on tarkoitettu vain rekisteröityneille käyttäjille. Evästeiden avulla voidaan seurata ja tarkastella käyttäjän mielenkiinnon kohteita ja vaikuttaa tätä kautta palvelun käytettävyyteen. Internet-selaimet pääsääntöisesti hyväksyvät evästeet automaattisesti. Tarvittaessa evästeiden käytön voi poistaa selaimen asetuksista, jolloin osa toiminnallisuuksista poistuu.
Mainontaevästeitä voidaan käyttää auttamaan mainoskokemuksen optimointiin palvelun käyttäjälle. Jotkut kolmannen osapuolen toimittajat, myös Google, saattavat myös käyttää evästeitä tai verkkojäljitteitä (1 pikselin kuvatiedosto) parantaakseen mainoskokemusta.
Evästeiden ja verkkojäljitteiden avulla kerätyt tiedot eivät sisällä käyttäjän henkilötietoja. Verkossa suoritettuja toimintoja voida sen avulla liittää tiettyyn henkilöön.